01 Lo primero que conviene entender
Ventrax gira alrededor de una idea: un prospecto que entra tiene que quedar en manos de alguien, con una tarea y una fecha. Todo lo demás son consecuencias de eso.
Cuando alguien deja sus datos —por el chat de tu sitio, por WhatsApp, por un formulario— Ventrax hace tres cosas seguidas, sin que nadie intervenga:
- Le asigna un dueño entre tus vendedores.
- Le crea una llamada pendiente que vence hoy.
- Avisa por correo a ese vendedor (y a ti, si dejaste encendida la copia).
Si algo de eso no está configurado, el prospecto entra igual —perderlo sería lo único irreparable— pero se queda sin dueño y sin tarea. Por eso vale la pena dedicarle un rato a esta configuración una vez.
02 Puesta en marcha, en orden
Este es el orden que evita rehacer cosas.
Da de alta a tu gente
Configuración → Usuarios → Nuevo usuario
Escribe nombre y correo, y deja la contraseña vacía. Ventrax le manda una invitación para que él mismo la defina; así nadie tiene que inventar contraseñas ajenas ni comunicarlas por WhatsApp.
El enlace de invitación también aparece en pantalla. Cópialo por si el correo tarda o no llega: caduca a los 7 días y sirve una sola vez.
Si prefieres ponerle tú la contraseña, escríbela (mínimo 8 caracteres). Sirve para cuando todavía no tienes configurado el correo saliente.
Decide quién es supervisor y quién vendedor
Configuración → Roles
Un rol agrupa permisos para no repetirlos usuario por usuario. Al crear tu empresa vienen dos listos:
| Rol | Para quién |
|---|---|
| Supervisor | Ve la cartera completa de la empresa |
| Vendedor | Ve solo lo suyo: lo que tiene asignado o lo que él capturó |
La diferencia real entre los dos es un permiso:
cartera.ver_todo. Quien lo tiene ve todos los leads, cuentas,
oportunidades y actividades del tenant; quien no lo tiene ve únicamente lo suyo —
incluido el pipeline y el dashboard.
Sin esa separación, asignar es solo una etiqueta. Le das el
prospecto a Ana y Carlos lo sigue viendo y editando. Si tienes más de un vendedor,
quítale cartera.ver_todo al rol Vendedor.
Los permisos se suman. Un usuario tiene los de sus roles más los que le concedas directamente. En la pantalla de permisos, lo que ya le da un rol sale marcado, bloqueado y con la etiqueta del rol: para quitárselo hay que quitarle el rol, no desmarcar la casilla.
Un permiso nuevo no aplica hasta que la persona cierre sesión y vuelva a entrar. No es un retraso: los permisos viajan dentro de su sesión. Si acabas de cambiar algo y dice que no lo ve, eso es lo primero que hay que probar.
Enciende el reparto
Configuración → Reparto de prospectos
Aquí decides quién recibe los prospectos que entran solos. Enciende el interruptor de cada vendedor que deba recibir; al lado verás cuántos leads abiertos lleva cada uno.
El reparto es por carga: le toca a quien tenga menos leads abiertos. Si hay empate, a quien lleva más tiempo sin recibir.
Se eligió por carga y no por turnos porque se corrige solo: si alguien está de baja, sus prospectos se le acumulan y deja de recibir sin que nadie tenga que acordarse de sacarlo. Para vacaciones, apaga su interruptor — no hace falta tocarle el rol.
Solo aplica a lo que entre a partir de ahora. Los prospectos que ya estaban sin dueño se quedan como están.
Copiarme los prospectos nuevos (en esa misma pantalla): además del aviso al vendedor asignado, quien supervisa recibe copia de cada prospecto que entra. Viene encendido. Apágalo si el volumen lo convierte en ruido — lo que llega de más se deja de leer.
Configura el correo saliente
Configuración → Correo saliente
Mientras no configures tu servidor, tu empresa no manda ningún aviso. Ni el de prospecto nuevo, ni el de alguien esperando en el chat, ni el resumen diario de las 8:00. El prospecto se registra igual y se ve en pantalla, pero nadie recibe correo.
Es deliberado: el correo de tu empresa sale con tu dominio o no sale. Mandarlo desde el servidor de HeyyySoft mezclaría la reputación de envío de todos los clientes y haría que tu propio dominio no autorizara al servidor que envía — el correo acabaría en spam «funcionando», que es peor que no llegar.
Captura tu servidor con el interruptor apagado, guarda, y pulsa Enviar prueba: te llega un correo a tu propia dirección. Cuando llegue bien, enciende «Usar este servidor».
«Funciona» y «llega» no son lo mismo. Si el correo de prueba cae en spam, el problema está fuera de Ventrax: tu dominio tiene que autorizar a ese servidor con SPF, DKIM y DMARC. Lo configura quien administra tu dominio.
La contraseña no vuelve a mostrarse una vez guardada. Si dejas el campo vacío al editar otra cosa, se conserva la que ya estaba.
Las invitaciones a tus usuarios son la excepción: esas salen siempre desde HeyyySoft, tengas o no configurado tu correo. Son mensajes sobre el acceso a la cuenta, no sobre tu negocio, y así nadie se queda sin poder entrar.
Revisa las etapas y los motivos de pérdida
Configuración → Etapas del pipeline · Configuración → Motivos de pérdida
Tu empresa nace con un pipeline de seis etapas y con siete motivos de pérdida (precio, competencia, tiempo de entrega, sin presupuesto, sin respuesta, no era el momento, otro). Sirven tal cual, pero conviene ajustarlos a tus palabras: es lo que después vas a leer en el reporte.
Cuando alguien cierra una oportunidad como perdida, Ventrax le exige elegir por qué. Si te quedas sin motivos activos, nadie podrá cerrar nada como perdido — por eso no se puede retirar el último.
Los motivos se retiran, no se borran: las oportunidades que ya lo usaron lo conservan. Si se borrara, tu reporte de pérdidas diría «sin motivo» sobre ventas pasadas.
Con las etapas hay tres reglas que Ventrax no te dejará romper, y todas por lo mismo —un pipeline mal configurado no falla, miente—: tiene que quedar al menos una etapa de cierre ganado y una de perdido, ninguna puede ser las dos a la vez, y no se puede retirar una que tenga oportunidades dentro.
03 Los canales por los que entra la gente
Son cuatro, y todos terminan en el mismo sitio: un lead con dueño, tarea y aviso.
Chat de ventas en tu sitio web
Agente de ventas → Chat de ventas
Un asesor virtual atiende a quien entra a tu página, responde con los precios de tu catálogo y registra al prospecto. Antes de conversar le pide nombre, teléfono y correo, así que el dato queda capturado aunque abandone la conversación.
Para instalarlo, copia el fragmento que la pantalla te da y pégalo en tu sitio antes de
</body>. Nace apagado: enciéndelo cuando el catálogo esté listo.
El catálogo es lo único que el asesor puede cotizar (Agente de ventas → Catálogo). Todo precio se comunica como «desde», nunca cerrado. Lo que no esté ahí, lo confirma una persona.
Si el visitante pide hablar con alguien —o se agota la conversación— pasa a una cola de espera y te llega un aviso. Se atiende desde Agente de ventas → Conversaciones.
Agente de ventas → WhatsApp
El mismo asesor, por WhatsApp.
Este canal requiere un número propio de WhatsApp Business, dado de alta a tu nombre. Es un trámite con el proveedor, no una configuración de Ventrax.
Mientras no lo tengas, el canal queda en modo de pruebas: solo conversa con los teléfonos que se hayan autorizado uno a uno, y esa autorización caduca. Sirve para probarlo internamente — no lo publiques a tus clientes hasta tener el número propio, o escribirán y no les contestará nadie.
Formulario embebible
Configuración → Widget de contacto
Un formulario que se pega en tu sitio y cuyo contenido entra directo a Leads.
Formularios que tu sitio ya tiene
Si tu web ya tiene su propio formulario de contacto, puede mandar los datos a Ventrax sin cambiar su diseño. Requiere un ajuste técnico en el sitio; pídeselo a quien lo administre.
04 Lo que Ventrax vigila por ti
Seguimiento → «Se está enfriando»
Un prospecto se pierde casi siempre por olvido, no por precio. Ventrax mira tres cosas:
| Qué | Cuándo aparece |
|---|---|
| Un seguimiento vencido | Su fecha ya pasó |
| Un lead sin movimiento | 3 días, y sin ninguna tarea pendiente |
| Una oportunidad detenida | 14 días, y sin seguimiento agendado |
Cada mañana, a las 8:00, sale un correo a cada vendedor con lo suyo. Solo se manda cuando hay algo: un correo diario que casi siempre dice «todo bien» se acaba filtrando a la papelera.
Si algo se está enfriando y no tiene dueño, el aviso te llega a ti como supervisor, con un asunto propio. Es el caso más caro: un prospecto sin asignar no es que se atienda tarde, es que no lo atiende nadie.
Y si alguien queda esperando en el chat más de 15 minutos sin que ningún vendedor lo tome, te llega un segundo aviso — el primero fue para el responsable y no funcionó.
05 Preguntas que salen siempre
Cambié un permiso y la persona sigue sin verlo
Que cierre sesión y vuelva a entrar. Los permisos viajan en su sesión.
Encendí el reparto y los prospectos viejos siguen sin dueño
Es correcto: el reparto solo aplica a lo que entra a partir de entonces. Los anteriores se asignan a mano desde Leads.
Un vendedor ve leads que no son suyos
Le sobra el permiso cartera.ver_todo, por su rol o concedido
directamente. Míralo en Usuarios → Permisos: lo que viene de un rol aparece
etiquetado.
No llegan los correos
Lo primero: comprueba que Configuración → Correo saliente tenga tu servidor configurado y encendido. Sin eso no se manda nada.
Si ya está encendido, prueba con Enviar prueba. Si tampoco llega ahí, el problema está en el servidor de correo o en la configuración del dominio, no en Ventrax.
Borré un usuario y sus registros siguen apareciendo
Los usuarios se desactivan, no se borran: lo que creó o tenía asignado conserva la referencia. Sus prospectos hay que reasignarlos a mano.
06 Lo que este manual no cubre
- Conector Solvrax (sincronizar cuentas y timbrar CFDI): tiene su propia configuración y depende de credenciales que entrega HeyyySoft.
- Reportes: son tres —oportunidades, leads y actividades— con filtro por periodo. Sin fechas, sale el histórico completo.
- Cualquier cosa bajo Plataforma: es de HeyyySoft, no de tu empresa.