01 Entrar
La primera vez recibes un correo de invitación con un enlace. Ábrelo y define tu contraseña (mínimo 8 caracteres). El enlace caduca a los 7 días y sirve una sola vez; si se te pasó, pídele a quien te dio de alta que te lo reenvíe.
Después entras siempre por la pantalla de acceso con tu correo y esa contraseña.
Tu sesión caduca tras un rato de inactividad. Cuando pasa, Ventrax te lo dice y te lleva a entrar de nuevo. Si alguna vez ves pantallas vacías sin explicación, recarga: es la señal de que algo se quedó a medias.
02 Lo que ves al entrar
El Dashboard te da cuatro números: leads del mes, pipeline abierto, actividades pendientes y cuentas activas. Solo de lo tuyo, salvo que supervises la cartera completa.
Y arriba, cuando hay algo, aparece una banda: «Se está enfriando». Esa banda es lo primero que conviene mirar cada mañana — está ahí solo cuando hay algo que atender.
03 El día a día
Leads — los prospectos
Un lead es alguien que mostró interés pero todavía no es cliente. Puede entrar de dos maneras:
- Solo: por el chat de tu sitio, por WhatsApp o por un formulario. Ventrax te lo asigna, te crea una llamada para hoy y te avisa por correo.
- A mano: cuando alguien te contacta por otro medio y lo capturas tú.
Cada lead avanza por estados: Nuevo → Contactado → Calificado → Propuesta, y termina en Convertido (se volvió cliente) o Perdido. También existen Descartado e Inválido para lo que ni siquiera era un prospecto real.
Convertir un lead en cliente
Cuando el prospecto se vuelve cliente, no lo captures otra vez a mano. En la lista de leads, abre el menú ⋮ de su fila y elige Convertir. Ventrax crea de una sola vez:
- la cuenta (la empresa),
- el contacto (la persona), y
- la oportunidad, si hay algo concreto que vender.
El diálogo llega relleno con lo que ya sabe del lead, así que en el caso normal es confirmar y listo. Dos decisiones que sí te va a pedir:
| Decisión | Cuándo elegir qué |
|---|---|
| Cuenta nueva o existente | Si ya trabajas con esa empresa, búscala en vez de crear otra. Si creas una nueva cada vez, el mismo cliente acaba repartido en tres cuentas y su pipeline deja de cuadrar. |
| Abrir una oportunidad | Viene marcada. Desmárcala si todavía no hay nada concreto que vender — un referido que quieres tener registrado, por ejemplo. |
Un lead solo se convierte una vez. Después queda marcado como Convertido, con un enlace a la cuenta que salió de él, y deja de contarte como prospecto pendiente. Tus llamadas o tareas pendientes se mudan solas a la oportunidad nueva; las que ya completaste se quedan en el lead, porque ahí ocurrieron.
Cuentas y contactos — los clientes
Una cuenta es la empresa con la que haces negocio. De ella cuelgan sus contactos (las personas) y sus oportunidades.
Si vas a facturarle, la cuenta necesita RFC, régimen fiscal, código postal y uso de CFDI. Sin esos datos no se puede timbrar.
Oportunidades — lo que estás vendiendo
Una oportunidad es una venta concreta, con su monto y su fecha estimada de cierre. Se ve de dos formas:
- Lista, para filtrar y buscar.
- Pipeline, un tablero por etapas. Para mover una oportunidad, abre su menú ⋮ y elige Cambiar etapa.
Mantener la etapa al día no es burocracia: es lo que hace que el pipeline del dashboard signifique algo, y lo que evita que Ventrax te marque la oportunidad como detenida.
Cada tarjeta te dice cuántos días lleva parada en su etapa. Va discreto mientras la cosa avanza, se pone ámbar a partir de dos semanas y rojo al mes. No es un regaño: es la señal de qué trato hay que empujar hoy. Y al abrir la oportunidad verás su recorrido completo, con lo que duró cada etapa.
Cuando se pierde una venta
Al mover una oportunidad a Cerrada perdida, Ventrax te pide por qué. Es obligatorio, y hay una razón: si fuera opcional nadie lo llenaría, y dentro de seis meses la pregunta «¿por qué estamos perdiendo?» no tendría respuesta. Eliges el motivo de una lista y, si quieres, añades el detalle —contra quién se perdió, qué pedían, a qué precio—.
Si la lista de motivos está vacía, avisa a quien administra Ventrax en tu empresa: se configuran en Configuración → Motivos de pérdida. Sin ninguno no se puede cerrar nada como perdido.
Actividades — tus pendientes
Llamadas, correos, reuniones, tareas y notas. Se le cuelgan a un lead, una cuenta o una oportunidad, y tienen fecha de vencimiento.
Las que entran solas ya vienen listas: cuando un prospecto llega por el chat, Ventrax te crea una llamada que vence hoy, con su teléfono y lo que escribió.
Complétalas cuando las hagas. No es para llevar estadística: una actividad pendiente es lo que le dice a Ventrax que ese prospecto está atendido, y lo que evita que aparezca como frío.
04 «Se está enfriando»
Seguimiento reúne en una sola lista todo lo que se te está cayendo:
| Fila | Qué significa |
|---|---|
| Seguimiento vencido | Una actividad pendiente cuya fecha ya pasó |
| Prospecto sin contactar | Un lead lleva 3 días sin movimiento y sin ninguna tarea |
| Oportunidad detenida | Una oportunidad lleva 14 días parada y sin seguimiento agendado |
Cada fila te lleva al registro, ya filtrado. La idea es que enterarte y actuar sean el mismo gesto.
Cada mañana a las 8:00 te llega un correo con lo tuyo, si hay algo. Si no hay nada, no llega correo — así el día que llegue, sabes que hay que abrirlo.
Una cosa que confunde al principio: un seguimiento que vence hoy todavía no cuenta como frío, aunque el dashboard lo cuente como «vencido». No es un error: algo que vence hoy aún está a tiempo.
05 Atender el chat en vivo
Agente de ventas → Conversaciones
El asesor virtual atiende solo, pero hay dos momentos en que la conversación pasa a la cola y alguien tiene que tomarla: cuando el visitante pide hablar con una persona, o cuando la conversación llega a su límite.
En la bandeja ves las dos vías —chat del sitio y WhatsApp— y cuánto lleva esperando cada quien. Al tomar una conversación:
- Lee la transcripción completa antes de escribir: el prospecto ya contó su caso una vez y repetirle preguntas es la forma más rápida de perderlo.
- Lo que escribas le llega en el mismo chat. Para él no hay cambio de canal; solo ve que ahora le atiende una persona con nombre.
En WhatsApp hay una ventana de 24 horas. Pasado ese tiempo desde el último mensaje del cliente, WhatsApp no permite escribirle texto libre. Si intentas responder y no te deja, es eso — no un fallo de Ventrax. Contáctalo por otro medio.
06 Qué ves y qué no
Depende de cómo te hayan configurado:
- Si supervisas la cartera: ves todos los leads, cuentas, oportunidades y actividades de la empresa.
- Si no: ves solo lo tuyo — lo que tienes asignado o lo que capturaste tú.
No es una limitación arbitraria: es lo que hace que asignar signifique algo.
Si crees que deberías ver algo y no aparece, habla con quien administra Ventrax en tu empresa. Y si acaban de cambiarte permisos, cierra sesión y vuelve a entrar — es lo que hace falta para que apliquen.
07 Costumbres que marcan la diferencia
Ninguna es obligatoria. Todas evitan problemas reales:
- Empieza por «Se está enfriando». Antes que el correo, antes que el dashboard. Es la lista de lo que se está cayendo.
- Completa las actividades el mismo día. Una tarea sin cerrar hace ruido en la lista de todos y termina por hacerla inútil.
- Agenda la siguiente antes de cerrar la anterior. Un prospecto sin próxima acción es un prospecto que se enfría.
- Mueve la etapa de la oportunidad cuando pase algo, no al final del mes.
- Si no vas a poder atender un prospecto, dilo. Que lo reasignen es mejor que dejarlo madurando en tu lista.
08 Problemas comunes
No me llegan los correos de aviso
Revisa spam. Si tampoco están ahí, avisa a quien administra Ventrax: puede ser la configuración del correo de la empresa, no algo tuyo.
Un prospecto entró y no me apareció
Puede haberle tocado a otro vendedor: se reparten según quién tenga menos leads abiertos. Si no le tocó a nadie, aparecerá como sin asignar y lo verá quien supervisa.
Veo pantallas vacías
Casi siempre es la sesión caducada. Recarga o vuelve a entrar.
No puedo responder a un cliente por WhatsApp
Es la ventana de 24 horas. Búscalo por teléfono o correo.
Se me pasó el enlace de invitación
Caduca a los 7 días. Pide que te lo reenvíen desde Usuarios.